ZUGFeRD: PDF-Rechnung mit eingebettetem Struktur-XML
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Es kombiniert eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebettetem, maschinenlesbarem XML. Rechnungen können so sowohl visuell betrachtet als auch automatisiert verarbeitet werden. Norelvio unterstützt den ZUGFeRD-Export für unterstützte Rechnungsfälle.
Kurz erklärt
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei, in der eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Das PDF ist für Menschen visuell lesbar — die XML-Datei enthält dieselben Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. ZUGFeRD steht für 'Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland'.
Wie funktioniert ZUGFeRD technisch?
ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3-Standard (ISO 19005-3) und nutzt die UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) Syntax für den XML-Teil. Die Rechnung öffnet sich wie ein normales PDF in jedem PDF-Viewer. Buchhaltungssysteme können zusätzlich das eingebettete XML automatisch auslesen — beide Kanäle enthalten dieselben Rechnungsdaten.
ZUGFeRD-Profile und EN 16931
ZUGFeRD definiert verschiedene Profile mit unterschiedlichem Pflichtfeldumfang:
| Profil | Beschreibung | EN 16931 erfüllt? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Minimale Felder, nur für interne Prozesse | Nein |
| BASIC WL | Ohne Rechnungspositionen | Nein |
| BASIC | Mit Positionen, alle EN-16931-Pflichtfelder | Ja |
| EN 16931 (Comfort) | Vollständiger Standard inkl. optionaler Felder | Ja |
| EXTENDED | Erweiterter Feldumfang für komplexe Prozesse | Ja |
| XRECHNUNG | XRechnung-äquivalentes Profil | Ja |
Für die E-Rechnungspflicht nach deutschem Recht (§ 14 UStG) ist mindestens das BASIC-Profil erforderlich. MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als vollwertige E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Wann was?
| Aspekt | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Visuell lesbar | Ja (PDF-Anteil) | Nein |
| Maschinenlesbar | Ja (XML-Anteil) | Ja |
| Format | PDF/A-3 + XML | Reines XML |
| Ideal für | B2B, Mixed-Workflows | Behörden, rein digitale Prozesse |
| EN 16931 | Ab BASIC-Profil | Ja |
| Pflicht bei Bundesbehörden | Nur XRECHNUNG-Profil | Ja (über ZRE) |
Wie unterstützt Norelvio?
Norelvio exportiert ZUGFeRD-Rechnungen als PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML-Datei im EN-16931-Profil für unterstützte Rechnungsfälle. Vor dem Export wird die technische Struktur validiert. Der Export ist ein Entwurf — inhaltliche Korrektheit liegt beim Nutzer.
- ✓ZUGFeRD-Export als PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML
- ✓EN-16931-Profil für unterstützte Standardrechnungen
- ✓Technische Validierung vor dem Download
- ✓Sichtbar als normale PDF-Rechnung für Empfänger ohne E-Rechnungssystem
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Ist ZUGFeRD dasselbe wie XRechnung?＋
Nein, aber verwandt. XRechnung ist reines XML — kein visuelles Dokument. ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML. Beide erfüllen ab dem entsprechenden Profil den europäischen Standard EN 16931. ZUGFeRD bietet zusätzlich eine visuelle, für Menschen lesbare PDF-Ansicht.
Welches ZUGFeRD-Profil erfüllt die E-Rechnungspflicht?＋
Ab dem BASIC-Profil (ZUGFeRD 2.x) gilt eine ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung gemäß EN 16931 und erfüllt damit die Anforderungen der deutschen E-Rechnungspflicht. Das MINIMUM- und BASIC-WL-Profil sind technisch möglich, gelten aber nicht als vollwertige E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.
Kann der Empfänger eine ZUGFeRD-Rechnung ohne spezielle Software öffnen?＋
Ja. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnet sich wie ein normales PDF in jedem PDF-Viewer. Der Empfänger sieht die Rechnung visuell. Empfangssysteme wie DATEV oder andere Buchhaltungslösungen können zusätzlich das eingebettete XML automatisch auslesen.
Was exportiert Norelvio genau?＋
Norelvio exportiert ZUGFeRD-Rechnungen als PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML im EN-16931-Profil für unterstützte Rechnungsfälle. Die Datei enthält sowohl die visuelle Rechnungsdarstellung als auch die strukturierten Maschinendaten.
Gilt ZUGFeRD für Rechnungen an Bundesbehörden?＋
Für Rechnungen an Bundesoberbehörden über das ZRE wird XRechnung bevorzugt. ZUGFeRD im XRECHNUNG-Profil kann in bestimmten Fällen äquivalent akzeptiert werden. Das hängt vom jeweiligen Auftraggeber ab — im Zweifel direkt beim Auftraggeber nachfragen.
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