XRechnung: Das strukturierte XML-Format für B2B-Rechnungen
XRechnung ist die deutsche Umsetzung des europäischen Rechnungsstandards EN 16931 als reines XML-Format. Es enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung als maschinenlesbare Daten — ohne visuellen PDF-Teil. Norelvio unterstützt den XRechnung-Export für unterstützte Rechnungsfälle mit KoSIT-Validierung vor dem Download.
Kurz erklärt
XRechnung ist ein reines XML-Datenformat für elektronische Rechnungen — kein PDF, kein Hybrid. Es wurde vom IT-Planungsrat und KoSIT in Deutschland spezifiziert und setzt den europäischen Standard EN 16931 um. Rechnungen an Bundesbehörden müssen seit November 2020 als XRechnung oder gleichwertiges Format über das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) übermittelt werden.
Was macht XRechnung besonders?
XRechnung enthält alle gesetzlich geforderten Pflichtangaben einer deutschen Rechnung als strukturierte XML-Felder. Empfangssysteme können den Inhalt automatisch verarbeiten — ohne manuelles Ablesen aus einem Dokument. Das ist der entscheidende Unterschied zu einer normalen PDF-Datei. XRechnung kennt zwei gleichwertige Syntaxformate: Universal Business Language (UBL) und Cross Industry Invoice (CII).
Wo ist XRechnung Pflicht?
Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten, die an Bundesoberbehörden Rechnungen stellen, diese als XRechnung oder gleichwertiges EN-16931-Format über das ZRE einreichen. Viele Bundesländer haben vergleichbare Anforderungen eingeführt. Im privaten B2B-Bereich ist XRechnung nicht das einzig zulässige Format — jedes EN-16931-konforme Format (z.B. ZUGFeRD ab BASIC) ist ebenfalls gültig.
Was enthält eine XRechnung-Datei?
Eine XRechnung-Datei enthält strukturiert: Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, Lieferanten- und Kundendaten, bei Behördenrechnungen die Leitweg-ID, Leistungspositionen mit Menge und Einzelpreis, Steuerinformationen und Zahlungsangaben. Die Datei ist eine `.xml`-Datei ohne visuelle Darstellung.
Wie unterstützt Norelvio?
Norelvio exportiert XRechnung-Dateien für die in der Plattform erfassten unterstützten Rechnungsfälle. Jede Datei wird vor dem Download gegen das offizielle KoSIT-Validierungsschema geprüft. Rechnungen, die die Validierung nicht bestehen, sind nicht als XRechnung exportierbar. Der Export ist ein technischer Entwurf — Vollständigkeit und inhaltliche Korrektheit liegen beim Nutzer.
- ✓XRechnung-Export im UBL- oder CII-Format
- ✓Technische KoSIT-Validierung vor dem Download
- ✓Pflichtfeldprüfung nach EN 16931
- ✓Leitweg-ID-Feld für Behördenrechnungen (wo unterstützt)
Grenzen und Hinweise
XRechnung hat strenge Pflichtanforderungen. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist zusätzlich eine Leitweg-ID des Empfängers notwendig — diese muss vom Auftraggeber mitgeteilt werden. Nicht alle Sonderkonstellationen (z.B. Korrekturrechnungen an Behörden, spezifische Branchenanforderungen) sind abgedeckt. Für Fragen zur konkreten Pflicht wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.
Häufige Fragen zu XRechnung
Muss ich XRechnung verwenden oder reicht ZUGFeRD?＋
Im B2B-Bereich unter privaten Unternehmen ist XRechnung nicht das einzig zulässige Format — jedes EN-16931-konforme Format ist gültig, also auch ZUGFeRD. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist dagegen XRechnung oder ein gleichwertiges Format über das ZRE häufig Pflicht. Im Zweifel direkt beim Auftraggeber nachfragen.
Kann ich eine XRechnung ausdrucken oder als PDF speichern?＋
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei — ohne visuelles Layout. Mit Viewer-Software kann sie angezeigt oder als PDF umgewandelt werden, aber die eigentliche Datei ist kein PDF. Wenn Sie eine für Menschen lesbare Rechnungsversion benötigen, ist ZUGFeRD die geeignetere Wahl.
Was ist die Leitweg-ID und brauche ich sie?＋
Die Leitweg-ID ist eine Adresskennung für den Rechnungsempfang bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Sie wird vom Auftraggeber mitgeteilt und muss in die XRechnung eingetragen werden. Bei Rechnungen an private Unternehmen ist sie nicht erforderlich.
Was prüft Norelvio vor dem XRechnung-Export?＋
Norelvio führt eine technische Validierung nach dem KoSIT-Schema durch. Dabei werden Pflichtfelder, Datentypen und Strukturregeln geprüft. Die inhaltliche Korrektheit — Steuersätze, Leistungsdaten, vollständige Pflichtangaben nach § 14 UStG — liegt beim Nutzer.
Ist XRechnung für alle Unternehmen ab 2025 Pflicht?＋
Nein. Die E-Rechnungspflicht ab 2025 bezieht sich auf den Empfang strukturierter Rechnungen — nicht ausschließlich auf XRechnung. Beim Versand ist jedes EN-16931-konforme Format zulässig. XRechnung ist speziell für Rechnungen an Bundesbehörden über das ZRE verpflichtend.
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