E-Rechnung: Strukturierte Rechnungen im B2B-Alltag
Seit dem Wachstumschancengesetz 2024 ist die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze in Deutschland schrittweise Pflicht. Diese Seite erklärt, was eine E-Rechnung ist, welche Formate gelten und wie Norelvio für unterstützte Rechnungsfälle beim strukturierten Export hilft.
Kurz erklärt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format — kein einfaches PDF im E-Mail-Anhang. In Deutschland gelten XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) als zentrale E-Rechnungsformate. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931.
Warum ist die E-Rechnung jetzt relevant?
Mit dem Wachstumschancengesetz 2024 wurde die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze (§ 14 UStG) schrittweise verpflichtend eingeführt. Die Übergangsfrist ist dreistufig: Ab 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ab 1. Januar 2028 gilt die Sendepflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen.
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Rechnungen an Privatkunden (B2C). Die genaue Einordnung für Ihren Betrieb sollte mit einem Steuerberater besprochen werden.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
In Deutschland sind zwei Formate etabliert, die beide den europäischen Standard EN 16931 erfüllen:
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reines XML (.xml) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (.pdf) |
| Menschenlesbar | Nein | Ja (PDF-Ansicht) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (eingebettetes XML) |
| Basis-Standard | EN 16931 (KoSIT) | EN 16931 (ab BASIC-Profil) |
| Pflicht bei Bundesbehörden | Ja (über ZRE) | Nur mit XRECHNUNG-Profil |
| Empfohlen für | Behörden, digitale Prozesse | B2B, Mixed-Workflows |
Was gilt nicht als E-Rechnung?
Ein klassisches PDF — auch wenn es per E-Mail versandt wird — gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als vollwertige E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ebenso wenig: gescannte Papierrechnungen, Word-Dokumente oder unstrukturierte HTML-Anhänge. Übergangsfristen gelten für den Versand, nicht für den Empfang.
Wie unterstützt Norelvio?
Norelvio unterstützt den Export von XRechnung und ZUGFeRD für die in der Plattform erfassten Rechnungsfälle. Vor dem Export führt Norelvio eine technische Validierung nach dem KoSIT-Schema durch — Rechnungen, die die Validierung nicht bestehen, können nicht als E-Rechnung exportiert werden.
- ✓XRechnung-Export mit KoSIT-Validierung vor dem Download
- ✓ZUGFeRD-Export als PDF/A-3 mit eingebettetem XML
- ✓Technische Prüfung der Pflichtfelder nach EN 16931
- ✓Unterstützung für unterstützte Standardrechnungsfälle — nicht alle Sonderkonstellationen
Grenzen und Verantwortlichkeiten
- ·Norelvio ist keine vollständige Compliance-Lösung für E-Rechnungen.
- ·Der Export gilt als technischer Entwurf — inhaltliche Korrektheit liegt beim Nutzer.
- ·Steuersätze, Pflichtangaben nach § 14 UStG und Leistungsbeschreibungen müssen vom Nutzer korrekt eingegeben werden.
- ·Norelvio ersetzt keine Steuerberatung und keine buchhalterische Prüfung.
- ·Bei Unsicherheiten wenden Sie sich an einen Steuerberater.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?＋
Empfangspflicht besteht seit 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Die Pflicht zur Ausstellung gilt ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro und ab 1. Januar 2028 für alle. Die genaue Einschätzung für Ihren Betrieb besprechen Sie am besten mit einem Steuerberater.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?＋
Nein. Ein einfaches PDF — unabhängig davon, ob es per E-Mail versandt wird — gilt ab 2025 nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Eine E-Rechnung muss ein maschinenlesbares strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab dem BASIC-Profil) aufweisen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?＋
XRechnung ist reines XML — kein visuelles Dokument. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF/A-3 mit eingebettetem Struktur-XML. Beide erfüllen den europäischen Standard EN 16931. ZUGFeRD-Rechnungen sind sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. XRechnung ist die Pflichtform für Rechnungen an viele öffentliche Auftraggeber.
Welche Rechnungsfälle unterstützt Norelvio?＋
Norelvio unterstützt den E-Rechnungsexport für die in der Plattform standardmäßig erfassten Fälle — zum Beispiel Leistungsrechnungen mit Regelsteuersatz oder Steuerfreiheit nach § 4 UStG. Komplexe Sonderfälle können abweichen. Prüfen Sie im Einzelfall, ob Ihr Rechnungsfall unterstützt wird.
Prüft Norelvio die inhaltliche Richtigkeit meiner E-Rechnung?＋
Norelvio validiert die technische Struktur nach dem KoSIT-Schema. Die inhaltliche Korrektheit — Steuersätze, vollständige Pflichtangaben nach § 14 UStG, korrekte Leistungsbeschreibungen — liegt in Ihrer Verantwortung und der Ihres Steuerberaters.
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