Rechnungseingang: Eingehende Rechnungen strukturiert erfassen
Lieferantenrechnungen, Dienstleistungsbelege und Betriebsausgaben kommen täglich per E-Mail, Post oder Upload. Wer den Rechnungseingang nicht systematisch erfasst, verliert den Überblick über Verbindlichkeiten, Zahlungsfristen und steuerlich relevante Belege. Norelvio unterstützt dabei, eingehende Rechnungen zu erfassen, zu kategorisieren und für die Steuerberater-Übergabe vorzubereiten.
Kurz erklärt
Der Rechnungseingang (auch: Eingangsrechnung) bezeichnet den Prozess, mit dem ein Unternehmen von Lieferanten, Dienstleistern oder Behörden ausgestellte Rechnungen empfängt, prüft und erfasst. Für den Vorsteuerabzug und die Gewinnermittlung müssen diese Belege vollständig und korrekt vorliegen.
Warum ist strukturierter Rechnungseingang wichtig?
Für die Gewinnermittlung, den Vorsteuerabzug und die Steuerberater-Übergabe müssen alle Betriebsausgaben mit vollständigen Belegen belegt sein. Fehlen Belege oder sind Rechnungen nicht korrekt erfasst, kann das bei der Steuererklärung oder einer Betriebsprüfung zu Problemen führen. Ein geordneter Rechnungseingang schafft Übersicht, macht Verbindlichkeiten sichtbar und reduziert den Aufwand beim Monatsabschluss.
Unstrukturiert vs. strukturiert: Der Unterschied im Alltag
| Aspekt | Ohne System | Mit Norelvio |
|---|---|---|
| Erfassung | E-Mail-Ablage, Papierordner | Strukturierte Eingabe oder Import |
| Kategorisierung | Manuell, inkonsistent | Vordefinierte Ausgabenkategorien |
| Zahlungsstatus | Unklar oder aus Kopf | Klar nachverfolgbar |
| Fälligkeiten | Übersehen möglich | Fälligkeitsdatum erfassbar |
| Monatsabschluss | Zeitaufwendige Suche | Vorbereitetes Monatspaket |
| Steuerberater-Übergabe | Manuelle Zusammenstellung | Exportfunktion in Norelvio |
Was gehört zur vollständigen Erfassung?
Eine vollständige Eingangsrechnungserfassung umfasst: Lieferantenname und -adresse, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Ausgabenkategorie (z.B. Büromaterial, IT-Dienstleistungen, Reisekosten), Zahlungsstatus und Fälligkeitsdatum sowie den zugehörigen Beleg als Scan oder Dateianhang.
Wie unterstützt Norelvio?
Norelvio bietet einen Rechnungseingangs-Workflow als Teil des Ausgabenmoduls an. Eingehende Rechnungen können per E-Mail-Postfach, Datei-Upload oder manueller Eingabe in die Plattform übernommen werden. Über eine Prüfoberfläche können Sie Belege sichten, kategorisieren und als Ausgabe übernehmen. Eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) können für unterstützte Formate importiert und strukturiert erfasst werden.
- ✓Eingang per E-Mail-Postfach oder manueller Erfassung
- ✓Kategorisierung nach Ausgabenart
- ✓Zahlungsstatus und Fälligkeitsverfolgung
- ✓Belegverknüpfung (Scan oder Dateianhang)
- ✓Monatspaket-Zuordnung für die Steuerberater-Übergabe
- ✓Import von XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien für unterstützte Fälle
Was Norelvio nicht übernimmt
Norelvio führt keine Buchführung im steuerrechtlichen Sinne durch. Die Erfassung in Norelvio ist eine operative Vorbereitung — kein Buchungssatz, keine Verbuchung auf Steuerkonten, keine buchhalterische Prüfung. Diese Aufgaben verbleiben beim Steuerberater.
Häufige Fragen zum Rechnungseingang
Was ist der Unterschied zwischen Ausgaben und Eingangsrechnungen?＋
Praktisch bedeutet beides das Gleiche: Das Unternehmen hat eine Rechnung von einem Dritten erhalten und soll zahlen. 'Ausgaben' ist der allgemeinere Begriff für betriebliche Kosten; 'Eingangsrechnungen' bezieht sich speziell auf Rechnungsdokumente mit Pflichtangaben nach UStG, die als Belege für den Vorsteuerabzug dienen.
Muss ich alle Eingangsrechnungen aufbewahren?＋
Ja. Steuerlich relevante Belege müssen in Deutschland grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden (GoBD). Die Aufbewahrung muss unveränderbar und geordnet erfolgen. Norelvio speichert hochgeladene Belege, erhebt aber keinen Anspruch auf eine GoBD-geprüfte Archivlösung. Besprechen Sie die Anforderungen mit Ihrem Steuerberater.
Kann ich E-Rechnungen automatisch importieren?＋
Für unterstützte Formate (XRechnung, ZUGFeRD) bietet Norelvio einen Import-Workflow an. Der Import liest die strukturierten Daten aus und bereitet sie zur manuellen Prüfung und Übernahme vor. Eine vollautomatische Verbuchung ohne menschliche Prüfung findet nicht statt.
Wie verarbeite ich Rechnungen, die nur als PDF vorliegen?＋
Rechnungen, die nur als PDF oder Papier vorliegen, können manuell erfasst oder mit OCR-Unterstützung in Norelvio eingegeben werden. Die ausgelesenen Daten werden zur Prüfung angezeigt, bevor sie als Ausgabe übernommen werden.
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